Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben und Beispiel

Kurz gesagt. Eine Schweizer Rechnung sagt, wer wem was wann und für wie viel verrechnet. Sind Sie im MWST-Register eingetragen, kommen Ihre MWST-Nummer, der Steuersatz und der Steuerbetrag dazu. Das Gesetz verlangt weder eine Unterschrift noch eine Rechnungsnummer, eine Zahlungsfrist oder eine QR-Rechnung: Diese Angaben sind nützlich, aber nicht vorgeschrieben. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage setzt alles an den richtigen Ort, ohne Anmeldung.

Die Angaben einer Schweizer Rechnung

Die einzige offizielle Liste steht in Art. 26 Abs. 2 des Mehrwertsteuergesetzes. Sie gilt für Unternehmen, die im MWST-Register eingetragen sind. Sind Sie es nicht, schreibt Ihnen kein Gesetz eine Liste vor: Übernehmen Sie dieselben Angaben, ohne jene zur MWST.

Auf der Rechnung	Mit MWST-Nummer	Ohne MWST-Nummer
Ihr Name oder der Name Ihres Unternehmens und Ihr Ort	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: nötig, aber nicht vorgeschrieben
Name und Ort Ihres Kunden	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: nötig, aber nicht vorgeschrieben
Was Sie geliefert oder geleistet haben: was und wie viel	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: nötig, aber nicht vorgeschrieben
Datum oder Zeitraum der Leistung, falls nicht das Rechnungsdatum	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: empfohlen
Der zu zahlende Betrag	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: nötig, aber nicht vorgeschrieben
Ihre MWST-Nummer	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: nicht schreiben
Steuersatz und Steuerbetrag	Mit MWST: gesetzlich verlangt	Ohne MWST: nicht schreiben

«Gesetzlich verlangt»: Art. 26 schreibt es vor. «Nötig»: Kein Gesetz verlangt es, aber ohne diese Angabe kann Ihr Kunde die Rechnung weder bezahlen noch ablegen.

Das Gesetz spricht von Name und Ort. Schreiben Sie in der Praxis die ganze Adresse: Ihr Kunde erwartet sie, und die QR-Rechnung braucht sie.

Enthalten Ihre Preise die MWST bereits, genügt der Steuersatz, zum Beispiel «inkl. 8,1 % MWST».

Was das Gesetz nicht verlangt, Sie aber schreiben sollten

• Das Rechnungsdatum. Von ihm aus läuft die Zahlungsfrist.
• Eine Rechnungsnummer. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt keine. Sie erspart Ihnen aber viel Sucharbeit, und Ihre Buchhaltung muss jede Einnahme wiederfinden: Führen Sie eine einfache Reihe ohne Lücken und ohne Doppelte.
• Eine Zahlungsfrist. Siehe weiter unten.
• Ihre Zahlungsangaben. Ihre IBAN oder, besser, eine QR-Rechnung.

Nicht nötig sind: eine Unterschrift, ein Stempel, eine juristische Formel, Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Beispiel: dieselbe Rechnung ohne und mit MWST

Ohne MWST. Lea, Grafikerin in Bern, ist nicht im MWST-Register eingetragen. Sie verrechnet einem Kunden in Thun ein Logo.

Rechnung Nr. 2026-014 vom 13. November 2026 · Gestaltung eines Logos, geliefert am 10. November 2026 · Total: CHF 1'200.00 · Zahlbar bis 13. Dezember 2026.

Keine Zeile zur MWST, keine MWST-Nummer.

Mit MWST. Marc, Schreiner in Luzern, ist im MWST-Register eingetragen. Auf seiner Rechnung steht seine Nummer, CHE-123.456.789 MWST.

Montage eines Regals, 6 Stunden zu CHF 95.00: CHF 570.00 · Holz und Beschläge: CHF 180.00 · Total ohne MWST: CHF 750.00 · MWST 8,1 %: CHF 60.75 · Total: CHF 810.75

Beide erhalten Sie als PDF mit der Rechnungsvorlage: Antworten Sie bei der Frage nach der MWST-Nummer mit «Nein» wie Lea oder mit «Ja» wie Marc.

Mit oder ohne MWST?

Solange Ihr Jahresumsatz unter CHF 100'000 bleibt, müssen Sie sich nicht eintragen lassen, und Ihre Rechnung erwähnt die MWST nicht. Die MWST auszuweisen, ohne eingetragen zu sein, ist verboten, und wer es tut, schuldet diesen Betrag dem Bund. Unser Ratgeber «Rechnung ohne MWST in der Schweiz» behandelt diesen Fall, und der Test «Bin ich MWST-pflichtig?» zeigt, wo Sie stehen.

Die aktuellen Sätze sind 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (Lebensmittel, Bücher, Medikamente) und 3,8 % (Beherbergung), gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Sie stellen ohne Firma Rechnung, neben einer Anstellung? Lesen Sie «Rechnung stellen als Privatperson».

So schreiben Sie Ihre MWST-Nummer

Die MWST-Nummer ist Ihre Unternehmensnummer mit dem Zusatz «MWST»: CHE-123.456.789 MWST. Auf Französisch heisst der Zusatz «TVA», auf Italienisch «IVA». Die englische Abkürzung «VAT» ist nicht zulässig (Seite der ESTV zur Unternehmens-Identifikationsnummer).

Unsicher bei Ihrer Nummer? Die MWST-Nummer-Prüfung kontrolliert die Schreibweise.

Welche Zahlungsfrist angeben?

Das Gesetz legt keine Frist fest. Ohne Angabe ist der Betrag sofort geschuldet (Art. 75 des Obligationenrechts). Die «30 Tage», die man überall liest, sind eine Gewohnheit, keine Vorschrift: Sie können 10, 20 oder 30 Tage wählen.

Schreiben Sie ein Datum statt einer Dauer: «Zahlbar bis 13. Dezember 2026» ist klarer als «30 Tage netto».

Ist die QR-Rechnung Pflicht?

Nein. Weder das Mehrwertsteuergesetz noch das Obligationenrecht verlangen sie: Eine IBAN auf der Rechnung genügt, um bezahlt zu werden. Die alten roten und orangen Einzahlungsscheine gibt es aber seit dem 30. September 2022 nicht mehr, und Ihre Kunden erwarten, einen Code zu scannen statt eine Kontonummer abzutippen. Eine Rechnung mit QR-Rechnung wird einfacher bezahlt, und ohne Fehler beim Betrag.

Die Rechnungsvorlage fügt sie unten auf der Seite an. Haben Sie Ihre Rechnung schon und fehlt nur der Zahlteil, nehmen Sie den QR-Rechnung-Generator.

Braucht es für jeden Verkauf eine Rechnung?

Kein Gesetz verpflichtet allgemein dazu, eine Rechnung auszustellen. Zwei Regeln führen trotzdem dahin:

• Sind Sie im MWST-Register eingetragen und verlangt Ihr Kunde eine Rechnung, müssen Sie sie ausstellen (Art. 26 Abs. 1 des Mehrwertsteuergesetzes);
• Ihre Buchhaltung muss jede Einnahme mit einem Beleg nachweisen (Art. 957a des Obligationenrechts), und die Rechnung ist dieser Beleg.

Bei einem Barverkauf genügt ein Kassenzettel. Bis CHF 400 muss er den Namen des Kunden nicht nennen (Art. 57 der Mehrwertsteuerverordnung).

Papier, PDF, E-Mail: Ist das gültig?

Ja. Eine Rechnung als PDF per E-Mail gilt gleich wie eine Rechnung auf Papier, und sie braucht keine Unterschrift, weder von Hand noch elektronisch.

Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f des Obligationenrechts). Das gilt für Rechnungen, die Sie verschicken, wie für jene, die Sie erhalten, und eine sauber abgelegte Datei ist so gut wie ein Ordner, solange sie lesbar bleibt.

Die häufigsten Irrtümer

Oft zu lesen	Was stimmt
«Eine Rechnung muss unterschrieben sein»	Eine Unterschrift ist nicht verlangt
«Die gesetzliche Frist beträgt 30 Tage»	Das Gesetz kennt keine Frist; ohne Angabe ist sofort zu zahlen
«Es braucht immer eine MWST-Nummer»	Nur, wenn Sie im MWST-Register eingetragen sind
«Ohne MWST schreibt man MWST 0 %»	Man schreibt gar nichts zur MWST
«Es braucht den Vermerk "nicht mehrwertsteuerpflichtig"»	Kein Text schreibt ihn vor

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Die kostenlose Rechnungsvorlage stellt fünf Fragen: Sie, Ihr Kunde, die Rechnung, was Sie verrechnen, die MWST. Die Rechnung entsteht daneben, mit QR-Rechnung, und lässt sich als PDF herunterladen. Ohne Anmeldung, und nichts wird gespeichert.

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Die Vorlage erstellt eine Rechnung aufs Mal. In Yoda Bill bleiben Ihre Kunden und Artikel gespeichert, die Nummern laufen von selbst weiter, die Rechnung geht per E-Mail hinaus, Zahlungen werden erkannt und Mahnungen vorbereitet.

Quellen

• Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (SR 641.20), Art. 3, 10, 25, 26 und 27
• Mehrwertsteuerverordnung (SR 641.201), Art. 57 und 122
• Obligationenrecht (SR 220), Art. 75, 957a und 958f
• Eidgenössische Steuerverwaltung: Unternehmens-Identifikationsnummer
• Eidgenössische Steuerverwaltung: MWST-Steuersätze
• KMU-Portal des Bundes: Rechnungsstellung